Candidate Experience & Operations Associate (m/w/d)

MediSteg GmbHLeipzigfull-time

AI Summary: Operations coordinator role managing recruitment and onboarding of international doctors to German clinics, with significant responsibility for process automation using no-code tools (N8N, Make, HubSpot) and AI integration. Balances direct stakeholder communication with technical workflow optimization.

Career-change fit:7/10

Project ManagementRemote

Apply for This Position

Originally posted onarbeitnow on 5/27/2026

Full Description

Du bist der menschliche Kern eines KI-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen.

Aufgaben

People & Prozess

Koordination und Vor-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/-innen und Kliniken
Begleitung und Logistik von Hospitationen
Kommunikation mit Ärzten/-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess
Onboarding-Begleitung platzierter Ärzte/-innen in den ersten 6 Monaten am Standort
Pflege der Kandidaten/-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt

Automatisierung & Tech

Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot-Workflows)
Integration von KI-Tools (Claude) in Kandidaten- und Klinik-Kommunikation
Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen
Mitgestaltung des Tech-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable)

Qualifikation

Must-have

2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt
Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst
Ergebnis- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität
Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten
Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools
Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1+)
Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement

Nice-to-have

Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools
Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM
Hintergrund im Gesundheits-, Medizin- oder stark regulierten Umfeld
Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil