Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

ORENDT STUDIOS GmbHHamburgfull-time

AI Summary: Executive assistant role supporting C-level management with scheduling, meeting coordination, document management, and cross-functional communication. Requires strong organizational and communication skills but minimal technical depth.

Career-change fit:6/10

Project Management

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Originally posted onarbeitnow on 3/12/2026

Full Description

WIR SUCHEN

Zur Unterstützung ab 01.06.2026 unserer Geschäftsführung suchen wir eine engagierte und organisierte Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und aktiv zum Unternehmenserfolg beiträgt.

DEINE AUFGABEN

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale organisatorische und kommunikative Schnittstelle der Geschäftsleitung. Du sorgst für effiziente Abläufe, koordinieren Termine und unterstützt die Geschäftsführung sowohl im Tagesgeschäft als auch bei strategischen Themen und Projekten.

Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen der Geschäftsführung
Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen (z.B. Protokollführung von Gesellschafterversammlungen/-meetings, Dokumentenzusammenstellung etc.)
Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen
Bearbeitung der internen und externen Geschäftskorrespondenz (z.B. Vorbereitung und Ausfertigung von Beschlussvorlagen, Prüfung, Gestaltung, Verhandlung und Dokumentation von Verträgen und rechtlichen Unterlagen etc.)
Sicherstellung von Compliancevorgaben (z.B. Zustimmungspflichtige Maßnahmen aus der Geschäftsordnung bzw. Gesellschafterversammlung)
Planung und Organisation von Geschäftsreisen
Koordination und Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Partnern
Unterstützung bei Projekten, Analysen und Sonderaufgaben der Geschäftsführung und Direktoren
Verwaltung vertraulicher Dokumente und sensibler Informationen
Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft

DEIN PROFIL

Fachliche Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Office Management)
Mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil